Pametna arhiva!
Danas se količina informacija stalno povećava, kao i brzina njihovog širenja. Sve više informacija „prolazi pored nas“. Kako se količina informacija povećava, raste i potreba za praktičnim skladištenjem informacija, pa nas zanimaju dva važna pitanja o vašoj arhivi - da li ste u mogućnosti da skladištite velike količine informacija na način koji zaposleni mogu da razumeju i da li vam je zaista potrebno da skladištite samo veliku količinu informacija?
-Fizioterapeutkinja Katarina Hinerson vodi kompaniju Ordningskonsulterna.se, koja pomaže kompanijama i privatnim licima da organizuju svoje poslove. „Cilj Ordningskonsulterna.se je da olakša svakodnevni život pronalaženjem udobnih i funkcionalnih prostora kako u kancelariji tako i kod kuće, štedeći tako i vreme i energiju“, kaže Katarina Hinerson.
- Oduvek sam voleo red. Na svim svojim radnim mestima sam uveo savršen red dok nisam shvatio da je to ono što zaista želim da radim. Iako mnoge kompanije pokušavaju da koriste sve manje štampanih informacija, i dalje postoji ogromna količina štampanih informacija širom kompanije.
-Katarina Hinerson objašnjava da bi kompanije trebalo da pokušaju da digitalizuju svoje informacije, čime bi se rešile preostalih planina papira. Istraživanja pokazuju da previše vremena provodimo tražeći informacije u gomilama papira. Istraživanja pokazuju da provodimo oko mesec dana godišnje pokušavajući da pronađemo stvari koje ne možemo da pronađemo.
- Prvi korak na putu ka boljoj organizaciji informacija i strukturama skladištenja informacija je stvaranje praktičnih arhiva. Obično počinjem projekat tako što podelim informacije kako bi ih mozak lakše shvatio. Sortiranje informacija u kategorije je dobar način za kreiranje arhive.
- „Plivanje je jednako važno kao i strukturiranje informacija. Morate odabrati izdržljivu odeću za plivanje, a takođe morate osigurati da plivate dovoljno duboko“, objašnjava prodajna predstavnica kompanije AJ Produkter, Ana Stenstrem. Pored toga, da biste efikasno organizovali arhiviranje, biće vam potrebne arhivske kutije, fascikle, kutije za dokumenta i nalepnice za obeležavanje kategorija ili projekata.